能出单的外贸邮件应该这样写

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2022-10-26 10:35:12

随着外贸行业的不断发展，及时并有效的交流显得尤为重要，邮件作为外贸人经常使用的交流方式，以其不受地域和语言限制，以及在谈判中更加正式更加专业的优势成为了大多数外贸人的第一选择，所以写一封优质并且能够出单的邮件是外贸人的基本技能和必然挑战，可如何写出一封优质的出单邮件呢？

怎样的邮件才算是优质邮件

邮件包含收件人、邮件主题、邮件正文以及发件人这四部分。

选择并确定收件人和收件公司邮箱。选择包括对客户公司的选择以及收件人的选择这两部分。首先选择与自己公司产品以及价格或者规模等各方面相匹配的公司进行开发，对选择要开发的客户进行基本背景调查以及简单的画像。其次选择收件人邮箱时，选择公司高层领导或者是采购经理的邮箱，这类邮箱的回复率会较高，他们有较大的决策权，能够比较快地推进合作的进展；如果通过各种方法都找不到比较适合的收件人，那么可以在邮件中加入“请转发给采购经理”这类的语句，提高邮件被领导者回复的几率；另外建议不要对一个公司进行群发，群发容易触发SPAM，导致邮件直接拦截或者直接进入垃圾邮箱；精准开发，提高邮件的质量以及回复率。
邮件主题至关重要。它能决定客户是否打开这封邮件，并能够在客户检索过往邮件时提高被看到的几率。对于初次联系的客户，可以使用客户的产品或者公司名字，再加上自己提供的产品服务，这样可以做到一目了然。另外，在邮件主题中增加“Re”“Fw”等已读字样，也会提高邮件的打开率。
邮件正文要简明扼要。尽量使用精准、简洁的语言来完整全面地介绍自己的来意、提供的产品或者服务。可以分为三段：第一段开头问候及来信目的；第二段核心内容，能给客户带来什么价值；第三段客户若感兴趣需要怎么做，是视频会议还是添加联系方式等。
在写邮件时，格式要使用英文邮件格式，全篇字体建议使用统一的英文字体，大小一致，重点内容可以利用背景色来突出；常用的英文字体有Time New Roman、Calibri、Arial、Contury Gothic、Comic Sans MS、Lucida Handwriting等；符号使用英文符号，且不建议大量使用感叹号来强调说明，有时会使客户反感；回复邮件时，尽量用简单具体的词汇对客户的疑问进行解答，避免模糊词语的使用，做到有问有答，展现专业度。
关于在邮件中是否添加图片，可以见仁见智。插入图片有着非常直观的效果，客户一打开就可以看到，从而提高对产品的兴趣，但是被当作垃圾邮件的几率也很大，可以根据具体情况，选择是否插入图片或者添加附件。
发件邮箱是比较容易忽视但却很重要的部分。客户收到邮件时，邮箱如果是gmail等，客户可能无法直接获得发信公司的名字及其他的信息，那么使用企业邮箱便是第一选择。如果选择其他邮箱，设置名称时，除了用自己的名字，建议也添加公司名称等内容，可以提高客户对这封邮件的重视度，不会认为是一封群发的没有公司的钓鱼邮件。
落款处除了公司名称和电话，公司的官网以及您的联系邮箱也非常重要。客户可以在看邮件时直接点击官网来查看公司提供的产品及其他宣传资料。此外，邮件在被转发的过程中，可能由于某个人客户端的设置问题导致邮箱地址消失，因此，签名栏公司名字、地址、联系人、职位、邮箱、电话缺一不可。纯文字的签名档有很大的局限性，签名中添加公司的logo或者是公司产品的图片，这样不仅会增加专业性，还可以提高客户的信任度。

邮件跟进的注意事项

1. 注意客户国家时差（是否在度假或者节假日），避免在客户休息的时候探讨工作事宜，客户会反感，进而影响合作，此外也要尊重客户当地的风俗习惯。
2. 跟进的周期很重要，既要能在一定程度上催促客户做决定，又不能引起客户的反感，一个良好的频率是成单的关键。根据你与客户的交流频率来判断，可以自己掌握；如果客户比较拖沓，可以采取三天一跟进的节奏，来敦促客户做决定。
3. 了解客户的脾性。在沟通中，可以简单判断客户的办事风格，如果客户是比较严谨认真的人，那在沟通中要简洁干练，礼貌用语一定要使用。如果客户比较随性活泼，在谈判之余可以聊一些其他的话题，增加彼此的信任度以及好感，有利于合作的推进。

客户为什么不回复邮件

客户不回复邮件分为客户已读未回或者是客户未读。

1. 未读的原因有很多，比如进了客户邮箱但是客户正在休假或者客户已经更换邮箱，还有就是直接退回或者直接进了垃圾文件夹。进入垃圾箱的原因诸如邮件中出现spam敏感词、邮件链接太多，或者插入图片、附件太多，又或者是ip被拉黑，此外，短时间内发送邮件过多也会造成邮件直接被退回的情况。

2. 客户已读未回可以将客户标记分类，研究邮件没有打动客户的原因，是否产品和客户的产品匹配性有所出入或者客户公司内部调整等原因无法处理，这种情况可以有针对性地对已读邮箱进行分类，再次分析联系。

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